نیاز مفهومی چند بعدی است که درک کامل آن مستلزم جامع نگری است. با این حال کاملترین تعریف ارائه شده در مورد نیاز تحلیل شکاف یا فاصله (وضعیت موجود با وضعیت مطلوب و یا آنچه هست با آنچه باید باشد) است. وجه تمایر نیاز با نیاز سنجی اولویت بندی کردن نیازها پس ازاستخراج آنها در نیاز سنجی است.لذا نیازسنجی فرایندی نظام داربرای شناسائی فاصله بین وضع موجود با وضع مطلوب یا آنچه باید باشدباآنچه هست و نهایتا تعیین اولویت ها برای اقدام و اجرا است